Azami Stok Miktarı Uygulaması

Sağlık Bakanlığına bağlı sağlık kurum ve kuruşlarında stok yönetiminin etkin kılınabilmesi amacıyla oluşturulan “İl Stok Koordinasyon Birimleri” nin çalışma esasları ile 2011 yılı azami stok miktarı uygulamasını düzenleyen 2011/29 sayılı Genelge yayımlandı.

Sağlık Bakanlığına bağlı sağlık kurum ve kuruşlarında stok yönetiminin etkin kılınabilmesi amacıyla oluşturulan “İl Stok Koordinasyon Birimleri” nin çalışma esasları ile 2011 yılı azami stok miktarı uygulamasını düzenleyen 2011/29 sayılı Genelge yayımlandı.

 

 

 

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI
Strateji Gelistirme Başkanlığı

Sayı : B.10.0.SGB.0.73.00.07/809.99/ 3671 11 Nisan 2011
Konu : Azami Stok Miktarı Uygulaması.

Bakanlığımızın yürütmekte olduğu Sağlıkta Dönüsüm Programı ile halkımıza daha iyi bir sağlık hizmeti sunumu amaçlanmıs olup bu amaca yönelik çalışmalar kesintisiz olarak devam etmektedir. Sağlık hizmeti sunumunun sağlanmasında ihtiyaç duyulan kaynakların yeterince ve zamanında karsılanması, yüksek maliyetli sağlık hizmeti girdilerine karsılık, kıt kaynakların ekonomik, etkin ve verimli kullanılması önemlidir.

Bu doğrultuda ilgi sayılı genelgeler ile bir takım düzenlemeler yapılarak “Azami Stok Miktarı Uygulaması” başlatılmış olup azami üç aylık ihtiyacın üzerindeki stoğun, ihtiyacı olan kurumlara devredilmesi zorunlu hale getirilmistir.

Ayrıca il düzeyinde stok yönetiminin etkin kılınabilmesi amacıyla İl Stok Koordinasyon Birimleri” oluşturularak ihtiyaçların öncelikle il stok havuzu ile ihtiyaç ve stok fazlası ürün bulunan kurumlardan tedarik edilmesi kararlastırılmıs ve piyasadan alım öncesinde il stok havuzunda bulunan ürünler için stok koordinasyon biriminden izin alınması zorunlu kılınmıstır.

Bu uygulamalar neticesinde kurumların genel olarak stok seviyeleri azami stok miktarıyla uyumlu sekilde azaltılmıs olup kurum ihtiyaçlarının karsılanması amacıyla önemli miktarlarda stok ve ihtiyaç fazlası tasınır devri gerçeklesmistir.

Tedarik ve stok yönetiminin daha etkin yapılabilmesi amacıyla asağıdaki düzenlemelerin yürürlüğe konulması kararlastırılmıstır. Buna göre:

A. Azami Stok Miktarı Uygulaması ve Stok Fazlası Sorgulamalar

1) Azami stok miktarı 3 aylık ihtiyacı asmayacak sekilde uygulanmakla birlikte azami stok miktarı ve stok fazlası devir (3 aylık ihtiyacın üzerindeki stokların devri) için ürün bazında farklı süreler belirlenecektir. Bu süreler belirleninceye kadar stok fazlası uygulaması 5 aya çıkarılmıstır. Yani kurumlarımızın diğer kurumlara stok fazlası devir mecburiyeti 5 aylık ihtiyacın üzerindeki kısmı için uygulanacaktır.

2) Tüketime yönelik her bir ihtiyaç kaleminde azami stok miktarını geçmeyecek ve mali yılsonunda stok miktarlarını artırmayacak sekilde tedarik planlaması yapılmalıdır. Ayrıca yapılan ihalelerin çesitli sebeplerle gecikebileceği dikkate alınarak satın alma süreçleri zamanında baslatılmalıdır.

Diğer taraftan mal kabullerinin yılsonuna yoğunlasmasını önlemek için ilaç, aşı, serum ve tıbbi sarf malzeme alımlarında; Bakanlığımızca yayımlanan 05 Haziran 2008 tarihli ve 2008/42 sıra numaralı genelge ile 16 Haziran 2009 tarihli, 5873 sayılı “Tıbbi Malzeme ve İlaç Alımlarında Ertesi Yıla Geçen Yüklenme” konulu genel yazımız da dikkate alınarak 3 aylık azami stok miktarını asan mal kabullerinin mümkün olduğunca ertesi yıla bırakılması önem arz etmektedir. (Ertesi yıla geçen yüklenme yapılabilmesi için ihale dokümanlarına bu yönde hüküm konulması gerektiği unutulmamalıdır.)

3) Acil olarak temin edilmesi gereken ihtiyaçlarda, uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzeme niteliğinde olan alımlarda ve/veya ürün özelliği itibariyle cihaza göre farklılık arz edebilen (EKG kâğıdı, pompa setleri, şeker ölçüm stribi vb.) sarfların temininde; stok fazlası modülü sorgulama ve stok koordinasyon biriminden izin alma zorunluluğu bulunmamaktadır.

4) İhale öncesinde stok fazlası modülünün sorgulanması kurumlarca gerçeklestirilecek olup

stok fazlası malzeme listesinde bulunmayan ihtiyaçların tedariği için stok koordinasyon biriminden izin alınmayacaktır.

5) Sosyal Güvenlik Kurumunca yayımlanan Sağlık Uygulama Tebliği – Ek-5B “Bedeli Ödenmeyecek Basit Sıhhi Sarf Malzemesi Listesi”nde yer alan malzemeler için stok fazlası sorgulama yapılması ve il stok koordinasyon biriminden izin alma zorunluluğu kaldırılmıstır. Ancak stok fazlası modülde bulunabilecek bu malzemelerin satın alma yapmaksızın diğer kurumlardan tedarik edilebileceği unutulmamalıdır.

6) İlaç ve farmakolojik ürünlerin tedariğinde; ATC (Anatomical Therapeutic

Chemical Classification System) sınıflandırma sistemine göre:

“B- Kan ve Kan Yapıcı Organlar”, “J- Sistemik Antienfektifler” ve “N- Sinir Sistemi”

gruplarında yer alan ilaçlar için mevcut uygulamaya devam edilecek olup bu grupların dısında yer alan ilaçların tedarik sürecinde stok fazlası sorgulama ve il stok koordinasyon biriminden izin alma zorunluluğu kaldırılmıstır. Ancak tıbbi sarflarda olduğu gibi stok fazlası modülde bulunabilecek ilaçlar için de satın alma yapmaksızın diğer kurumlardan tedarik edilebileceği unutulmamalıdır.

7) Stok fazlası malzeme devralınırken; birim fiyat ve nakliye masrafları dikkate alındığında,

kurumun mevcut alım fiyatlarına göre ilave maliyet olusması durumlarında devralma zorunluluğu bulunmamaktadır.

B. İhtiyaç Fazlası Malzeme Devirleri

1) İhale öncesi ihtiyaç fazlası tasınır modülünün sorgulama zorunluluğu devam etmekte olup “İhtiyaç Fazlası Tasınır Modülü”nde yer alan mal, malzeme ve her türlü demirbasların bedelsiz olarak devrine devam edilecektir.

Acil olarak temin edilmesi gereken ihtiyaçlarda, uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzeme niteliğinde olan alımlarda ve/veya ürün özelliği itibariyle cihaza göre farklılık arz edebilen (EKG kâğıdı, pompa setleri, seker ölçüm stribi vb.) sarfların temininde; ihtiyaç fazlası modülü sorgulama ve stok koordinasyon biriminden izin alma zorunluluğu bulunmamaktadır.

2) Bedelsiz olarak devralınacak ihtiyaç fazlası cihaz, mal veya malzemenin devir maliyetinin (nakliye, kurulum, bakım – onarım ve isletim gibi maliyetlerin) piyasadan satın alma maliyetini asması durumunda ihtiyaç fazlası devir islemi yapılma zorunluluğu bulunmamaktadır.

 

C. İl Stok Koordinasyon Birimleri

1) Stok Koordinasyon Birimi; Sağlık Müdürlükleri bünyesinde tasınır kayıt kontrol islemlerinde tecrübeli en az bir hekim veya eczacı görevlendirmek kaydıyla 3 kisiden (Büyüksehir Belediye Baskanlıklarının bulunduğu illerde en az 5, Ankara ve İzmir illerinde en az 10 ve İstanbul ilinde en az 15 kisiden) olusacak sekilde müstakil birim olarak çalısmaya devam edecektir. Ayrıca zorunluluk olmadıkça birim çalısanları değistirilmeyecektir.

2) Stok Koordinasyon birimlerince kurumların aylık stok giris çıkıs kayıtları incelenecek olup yüksek stokla çalısan kurumların stok fazlası kalemlerinin ihtiyacı olan kurumlara bedelli ve/veya bedelsiz devri öncelikli olarak gerçeklestirilecektir.

3) Stok koordinasyon birimleri il genelinde faaliyet gösteren kurumları ayda en az 1 defa yerinde inceleyecek olup stok yönetimi ve MKYS uygulamaları konusunda gerekli bilgilendirme ve koordinasyon görevine devam edecektir.

4) Yerinde inceleme islemine ait durum tespit raporu düzenlenecek olup bu raporda;

stok seviyelerinin kontrolü, depo düzeni, miad kontrolü, örnek kalemlerde satın alma

fiyatlarının mukayese edilmesi, değisik tasınır gruplarında örneklem yoluyla fiili stok ile

kayıtların karsılastırılması, yıllık ihtiyaç miktarlarının tutarlılığının incelenmesi, İhtiyaç

Tespit Komisyonu çalısmalarının kontrolü, aylık bazda tüketim çıkısları ve MKYS-TDMS

stok kayıt uyumu hususlarına yer verilecektir.

5) Stok yönetiminin il düzeyinde etkin kılınabilmesi için il stok koordinasyon birimi; merkezi satın alma birimleri, tedarikçi hastanelerin satın alma birimleri ve ihtiyaç duyulan diğer kurumlarla ayda en az 1 defa toplantı düzenleyecek olup tedarik süreci, mal kabulleri, stok durumu ve diğer gündem konularına iliskin genel durum değerlendirmesi yapılacaktır.

6) Kurum veya kuruluslarda satın alma islemlerini tesis eden birim çalısanlarının MKYS fiyat sorgulama modüllerini düzenli olarak kullanmalarının temini için; İl Müdürlüklerince ildeki kurumlarda satınalma görevi yapan tüm personele MKYS raporlarını sorgulama yetkisi ve kullanıcı tanımlamaları ivedilikle tamamlanacak olup ihale öncesi yaklasık maliyet tespit çalısmaları ve ihalede sunulan tekliflerin değerlendirilmesi asamasında MKYS verilerinin etkin bir sekilde kullanımı sağlanacaktır.

7) İl stok havuzunda yer alan tüketime yönelik (150 Tasınır grubunda yer alan) bütün kalemlerden öncelikle tüketilmesi gerekli görülen kalemlerin tespit edilmesi veya satınalma uygulamaları ve benzeri nedenlerle bir kısım kalemlerin stok koordinasyon biriminin kontrolünde tedarik edilmesinin gerekli görülmesi halinde; İl Müdürlüğünün onayı ile yukarıda yer alan istisnai düzenlemeler il genelinde veya herhangi bir kurumla sınırlı olmak üzere geçici olarak durdurulup (kurumlara duyuru yapılmak suretiyle) ihale öncesi stok koordinasyon biriminden izin alma zorunluluğu getirilebilecektir.

8) İller arasında gerçeklestirilecek olan bedelli veya bedelsiz mal devirlerinde yaşanabilecek

olası problemler il stok koordinasyon birimlerince mahallinde çözümlenecektir.

 

D. Çerçeve Anlasmalar ve Toplu Alımlarda Sorgulama

1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunda belirtilen ihale usulleri kapsamında il düzeyinde yapılacak olan toplu alımlar ve toplu münferit sözlesme alımları öncesinde, stok ve ihtiyaç fazlası sorgulama islemleri ile gerekiyorsa il stok koordinasyon birimlerinden alınması gereken izinler ihtiyaç bildirimi yapan kurumlar tarafından gerçeklestirilecektir.

Merkezi satın alma birimlerince bu hususta herhangi bir islem tesis edilmeyecektir.

Yapılan sorgulamalar sonucunda stok ve ihtiyaç fazlası modüllerden devralınabilecek miktarlar dikkate alınarak olusturulan ihtiyaç listeleri merkezi satın alma birimlerine bildirilecektir.

2) Çerçeve anlasma ihaleleri öncesinde gerek kurumlarca gerekse merkezi satın alma birimlerince ihtiyaç ve stok fazlası sorgulaması yapılmayacaktır. Ancak imzalanan çerçeve anlasmalar kapsamında yapılacak olan münferit sözlesme alımları öncesinde ihtiyaç ve stok fazlası sorgulama yapılmaya devam edilecektir.

Yapılan açıklamalara bağlı olarak;

İlgi genelgeler yapılan düzenlemelerin, bu genelgeye aykırı hükümleri hariç olmak üzere hala geçerli olduğunun bilinmesi,

Yapılan düzenlemeler dâhilinde çalısma yapılmasının sorumluluğu İl Müdürlerimize ait olup bu konuda gerekli hassasiyetin gösterilmesi için stok koordinasyon birimlerince il düzeyinde eğitimlerin düzenlenmesi ayrıca konunun ilgili idareler ile stok ve satın alma islemlerinden sorumlu personele tebliği hususunda;

 

Gereğini önemle rica ederim.

 

Prof. Dr. Nihat TOSUN

Bakan a.

Müstesar